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電話代行会社のチェックポイント

1.利用する目的チェック

問題点を明確にしよう

まずなぜ電話代行サービスを導入しようと思ったのかを明らかにしなければなりません。

各業者の営業担当者の言われるがままに契約をしてしまうと、満足のできる活用が出来ない可能性もあります。必要でないのに高額なプランへの変更を促し、オプションをつけるような勧誘には気を付けましょう。魅力的な提案があっても自社にとって本当に必要かどうかを確認することが必要です。

サービスを導入したいと考えた理由を整理し、どのようなサービスを利用するのがベストなのかを冷静に判断することが重要です。

最初に今の状況で何が問題なっているのか、業務に支障をきたしていることを明確にしましょう。

例えば

  • 電話応対の事務員さんが退職してしまった
  • 入電件数が多く、丁寧に対応しきれない
  • 外出することが多く、留守番対応になってしまう
  • 休日の電話対応に困っている

などが挙げられるのではないでしょうか。

問題点を明確にすることで自社のニーズや要望にマッチしたサービスが見つけやすくなり、不要なサービスを断ることもできますので、自社にしっかり合ったプランにすることができます。

2.費用とサービス内容をチェック

安いだけでお得とは限りません

電話代行サービスを導入するにあたって特に重要な検討項目となるのが費用かと思います。

安いに超したことはないですが、単に低料金なだけで決めてしまうのはやめましょう。基本料金は安くても、必要なサービスはオプションであったり、逆に不必要なオプションを付けないと安くならなかったりと、想定していたよりも高額になってしまったという話はよくあります。

次の章で詳しく説明しますが、料金が安い業者の場合、いい加減なサービスを提供している可能性もゼロではありません。低料金だけを追い求めてしまうと、リスクも同時に引き受ける事になってしまいます。おそらく、こちらを見ている方はビジネスに関わる方が多いと思うので当たり前かと思いますが、安くて良いものは存在しません。安いは安いなりの理由があるということを念頭に置いてください。

その理由は、

  • 低価格のしわ寄せがオペレーターの負担となり、電話応対品質が良くない
  • 低価格を謳うしか特徴がない
  • 在宅オペレーターが対応し、教育が徹底されていない。生活音が漏れている。
  • 少人数対応のため電話のとり漏れが多い

などが実情です。

それでも安い方がいいという場合は、自社にとってサービスの範囲がどのくらい必要なのかを明確にしておき、必要なサービスをできるだけ基本料金の中でできるようになっているプランを選ぶようにするといいでしょう。安い基本料金にオプションを複数つけた場合よりも安くできることが多いです。

次にプランを選ぶ際に、必要となるのがコール数になります。ひと月にどれくらい電話がかかってきているのか把握しましょう。コール数毎に課金制の業者もありますが、ほとんどの業者がひと月のコール数に応じたプランを用意しています。プラン内でのコール上限数を超えた場合は、1コールにつき追加料金となるので、コール数によっては高額な請求をされてしまうこともあります。ひと月にかかってくるコール数に対し、ちょうど良いコール数のプランを契約することがベストです。

3.応対の品質をチェック

まずは電話をしてみよう

問題点が明確になり、求めているサービス内容とひと月のコール数を把握できたら、実際に電話代行会社を探しましょう。

最近ではネットで簡単に申し込みができる会社もありますが、まず電話で問い合わせることをおすすめします。一度業者に電話をかけみると、その業者のオペレーターの品質が分かります。

電話代行サービスの最重要ポイントは電話応対のスキル・品質です。人や会社の第一印象は、その4割が「声」で決まると言われます。 つまり、誠実な電話応対・コミュニケーションが社会の信用を大きく左右するのです。もし対応が粗かった場合は、自社の信用問題にも関わる危険性があるのです。せっかく業績アップのために導入したはずなのに、これでは意味がありません。

オペレーターの品質を確認するためにも、ぜひ一度電話をし、自社のお客様対応を安心して任せられるか判断しましょう。

利用したい電話代行が複数あり迷っている、最終的な決定までなかなか踏み切れない、という場合には無料トライアルを使って実際のサービス内容を体験してから決めることもできます。使ってみないと見えてこない、サービスの便利さを実際に体感することができます。契約したときと同じ内容のサービスを受けられるので、ぜひ有効に活用しましょう。実際に利用してみると思っていたのと違う、なんてこともあります。ちょっとした不満や納得いかない点を変更し、自社にしっかり合ったプランにすることが無料トライアル期間中にできますので、使わない手はないです。