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電話代行会社サービスのQ&A

Q. 電話代行の費用の相場は?

一般的には月額でおよそ10,000円前後

電話代行サービスを導入しようと色々調べてみたところ、業者によって料金が大きく異なっていて戸惑った……という方も、多いのではないでしょうか。電話代行の料金設定は、サービスの種類やオプションの有料・無料などもあって、価格に違いが見られます。正しく比較するために、料金相場を知っておく必要があります。
電話代行サービスにかかる費用の相場はどの程度なのかと言うと、一般的には月額でおよそ10,000円前後だと言われています。
この価格帯であれば、電話代行の基本的なサービスを受けられると思って良いでしょう。もう少し高い価格帯になれば、通話取次や外出対応、用件別連絡先振り分けの他、クレーム対応など幅広いサービスを提供しているプランも多くなります。充実したサービスを望むのであれば、もう少し高い料金設定の業者を選ぶと良いでしょう。
とにかく安く電話代行を導入したいという場合には、月額5000円程度で契約できる業者も存在しますが、利用料金の安い分、提供されるサービスも限られてしまうというデメリットがあります。
電話代行サービスの料金比較においては、ただ単に月額の設定価格を見比べるだけではなく、内訳部分もしっかりと吟味することが重要です。内容によって月額料金のみで済むプランの他、オプション料金が毎月掛かったり、初月の際には入会金や保証金が発生したりするケースもあります。プランを決める際にはどのようなサービスが受けられるのか、不要なサービスが含まれていないか、設定価格以外に掛かってくる料金はあるのかなど、トータル的にチェックをしてプラン決定の最終判断を下すように心掛けましょう。

Q.電話代行のメリット・デメリットは?

メリット:人件費の削減

オフィスに固定電話を用意しても、どうしても営業での外出やランチなどで電話に応対できない場合があります。そうでなくても一時的に電話が集中して対応するスタッフが足りなくなることはどの企業にもありえることです。電話の対応のためにスタッフを雇うことで解決しますが、毎月10万円以上の人件費がかかります。その他、交通費や社会保険などに加入することも考えればもっと費用がかかります。電話代行に依頼することで人件費などを抑えることができる上に教育などの手間も省くことができます。

メリット:会社の信頼が増す

商談中、会議中、コアの業務中に電話がかかってきて煩わしい思いをしたことがありませんか?特に少人数・個人で会社を運営している方にはそういった電話応対は大きな負担です。商談中など話を中断させてしまうと相手に迷惑がかかります。クライアントの怒りをかってしまったり、新規の顧客も取りこぼしたりしてしまいます。先方にご理解いただいている場合でも、「会社に電話しても誰も出ない」「いつも留守番電話に切り替わってしまう」状態が続くと、長い付き合いでも、いずれ離れていってしまいます。電話代行を利用するとあなたと連絡は取れなくとも、顧客はあなたの会社と話すことが出来て安心することになります。顧客からしたら、営業時間ならいつでもあなたの会社と連絡が取れることは当たり前のことです。その当たり前の体制であることが顧客への安心感、信頼となるのです。

メリット:社員の満足度、業務効率がUP

上記の「会社の信頼性が増す」でご説明したように業務に集中できるため社員の満足度も向上します。他にも社員が少ない会社などはお昼の時間を交代で取る必要がありますが、そのような体制を取る必要もなくなります。

デメリット:常勤スタッフではない

自社ではなく電話代行会社のスタッフが対応するため、丁寧な対応は可能ですが、一緒に働いているわけではないので、業務の状況や電話の相手の詳細までを知っているわけではありません。そのため詳しい説明を求められたときや親しい間柄である場合に対応不足となり、クレームにつながる可能性があります。

デメリット:会社間で料金が大きく異なるが、使ってみないとわからない。

数多くの電話代行会社があり、提供しているサービス内容・料金も様々です。料金の高い会社が、サービス品質も高く安心なのかというと残念ながら、そういう訳でもありません。高くても不要なサービスが含まれていて、利用するサービスの品質が低いこともあり得ます。電話代行会社だから、必ず社員教育はしっかりしているという訳ではありません。

こういったデメリットを払拭するには、事前の詳しい打ち合わせが重要になります。「オペレーターが知りえないことを聞かれた場合はどう対応するか」「緊急の場合は先方に連絡先の番号を伝えてもいいか」などを前もって決めておけば、イレギュラーが発生した場合でも丁寧な対応をすることができます。
料金面に関しては、打ち合わせ時に「どこまで対応してくれて、どこからが別料金なのか」「何ができて、何ができないのか」を明らかにし、応対品質は電話応対の録音を聴かせてもらう・お客様になりすまして電話をかけてみるといった方法で品質チェックを行ってください。

Q.申込までの流れ・手続きは?

問い合わせ 電話代行会社のホームページでプランなどを確認し、メールや電話で問い合わせます。資料や見積もりなどを送付してもらい、内容を検討します。気になるサービスや疑問点があれば資料を取り寄せたり担当者に話しを聞いたりしてよく比較しましょう。
申込 電話代行を依頼したい業者が決まったら、申し込みをしましょう。ホームページから申し込んだり、申込書を郵送する形で申し込みをします。申し込み段階では、会社名や連絡先などを記入します。
打ち合わせ 事業内容、応対方法等の入念な打合せをしましょう。会社の信頼に関わることですので、ここは時間をかけましょう。あらかじめ疑問点を解決しておくことで、トラブルや思っていたのと違った、ということを減らすことができます。
必要書類提出 申込書原本・印鑑証明・担当者の身分証・登記簿謄本などが必要になります。また電話転送の際にボイスワープ(NTT)の加入が必要になる場合が多いので、加入していない場合には、転送する電話と一致した身分証明書が必要になります。
審査 希望のプランや会社の業務内容などを検討し、契約審査を行なわれます。個人事業主の場合なども、同様です。業種や契約するプランによって審査にかかる期間が異なります。
契約 審査が完了したら、正式に契約を行い、業務開始日を決定します。サービスのスタート前に、転送先の電話番号、メールアドレスなどを確認し、実際に転送・送信できるかをテストします。
サービス開始 実際に業務をスタートします。サービス利用開始までには一定期間かかります。余裕を持って契約を行うようにしましょう。