秘書代行を徹底比較！注意点からおすすめ会社までご紹介します！

「電話応対や雑務に追われる日々…だれかたすけて！」
とお悩みの起業家の方、また自営業の方、お疲れ様でございます。
人件費にあまりお金をかけられない立場の方にとって、最高の環境のもとで仕事をするのは難しいかもしれません。しかし、本来の仕事から逸れた雑務や問い合わせ対応などなど、今では簡単に解決する方法があります。
それが「秘書代行」です！電話代行は聞いたことがある方も多いかと思いますが、秘書代行は一体どんなサービスなのでしょうか？
当記事では皆さんの「秘書代行」に関する疑問やお悩みを解決していきたいと思いますので、ぜひお付き合いください！

秘書代行って何？電話代行とはどう違うの？

そもそも、秘書代行とはいったい何なのでしょうか？
じつは、秘書代行は基本的に電話代行と同じです。ちなみに電話代行とは、「電話代行会社のオペレーターがあなたの会社の受付として電話に対応し、転送などをしてくれるサービス」のことですが、「電話代行」「秘書代行」「電話秘書」の3つは基本的に同じサービスと考えていただいて差し支えありません。
しかし、秘書代行では電話対応に加えて「名刺管理/スケジュール調整/会議・会食時の予約」などという、まさしく秘書が受け持つ雑務を代行してくれるサービスも増えてきているため、今後重宝される方も増えるかもしれませんね。

秘書代行のメリットとは？

さて次に秘書代行を検討されている方に、秘書代行を導入した場合のメリットについてお話させていただきます。

1 雑務から解放され、作業に集中できる

まず秘書代行のメリットとして、「雑務から解放され、作業に集中できる」という点があります。例えばあなたが真剣に作業をしている際に一件の電話がかかってきたとしたら、そこで失われるのは電話対応分の作業時間だけでなく、電話がかかってくる前までの集中も途切れてしまうのです。(一般的に人は集中力を取り戻すのに15分以上の休憩時間が必要だと言われています)
大切な時間を失わないためにも秘書代行は重要な役割を担っているのです。

2 人件費を削減できる

経営していくうえでもっともコストがかかるのが人件費だといわれています。秘書代行が行うサービスとして、「電話対応業務」「秘書業務」の2点がありますが、この2つを完全に補うためには受付嬢と秘書で最低でも2人以上は必要になります。1人月20万円で雇うとしたら、月に40万円が消えていくことになるのです。秘書代行を導入することで、このコストを半分以下に抑えることができるのです。

大きく分けると上記の2点のメリットがあります。しかし、秘書代行は当然ながら料金が発生するサービスです。あなたが本当に秘書代行を必要としている立場にあるのかをしっかりと確認しましょう。

秘書代行を選ぶ際に気を付けたいこと

ここまでで秘書代行の良さについてわかっていただけたかと思いますが、一方で気を付けなければならないことがあります。それは秘書代行会社選びを間違えてしまうということです。では、どんなことに気を付けるべきなのでしょうか…。
3章ではそれについてご説明させていただきます。

1 どれくらい秘書代行業務をやっているのか

その会社が秘書代行業務を始めてどれくらい経つのか、という意味で社歴を見ておくとよいでしょう。
秘書代行、特に電話応対に関してはいつどんな電話がくるかわからないため、経験やノウハウが不可欠になります。そのため、どれだけ秘書代行の業務をしてきたか、どれだけ実績を積み上げてきたのかというのがとても重要なのです。

2 基本プランの内容はどうなっているか

どの会社の秘書代行サービスにも必ず「基本プラン/スタンダードプラン」のようなものがあります。しかし、その内容は会社によってバラバラです。月50コールまでで問い合わせにも対応してくれるスタンダードプランがあれば、月15コールまでで転送しかしてくれないスタンダードプランもあるのです。特に、月額が他社と比べて圧倒的に安い会社のプランは要注意ですので、問い合わせなどしてプランの内容を必ず確認しましょう。

3 オプションの種類が豊富かどうか

秘書代行はオプションが豊富です。電話応対の中だけでも「時間外転送」や「英語対応」「テレマーケティング」など様々なものがあります。これらは基本プランとは別に料金が発生する場合が多いですが、もっとも危惧すべきは「そもそもそのオプションに対応していない」ということです。
月額の料金が安いからと安易に飛び込むと、行きつく先は電話を受けて転送をするだけの使い勝手の悪い秘書代行会社かもしれません。どんな依頼にも柔軟に対応してくれる、オプションが豊富な秘書代行会社を選びましょう。